Outlook: Regelassistenten nutzten

Sie nutzen nach Ihrer Weiterbildung Outlook und möchten die Arbeit vereinfachen. Mit Hilfe des Regelassistenten kann die Verwaltung empfangener und gesendeter Mails automatisiert werden.

Der Regelassistent kann im Outlook bei der Automatisierung von Vorgängen helfen, z. B.:

  • So können die Mails bestimmter Absender oder solche mit bestimmten Worten im Betreff  automatisch in Unterordner verschoben werden.
  • Oder Sie sind für die Verteilung von Mails zuständig. Dann möchten Sie eventuell, dass die weitergeleiteten Mails automatisch in Unterordner verschoben werden.

Wir erläutern das Anlegen einer neuen Regel am Beispiel des Verschiebens einer empfangenen Mail in einen Unterordner des Posteinganges. Damit Sie das gleich ausprobieren können sollen hier Mails in einen Unterordner mit dem Namen „Meine“ verschoben werden, die Sie sich selbst schicken. Natürlich nehmen wir nicht an, dass Sie sich selbst Post schicken 🙂

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie im Posteingang einen neuen Unterordner „Meine“ an (rechter Mausklick auf den Posteingang und „Neuer Ordner …“)
  2. Wählen Sie im Posteingang von Outlook im Menüband <neue Regel>
  3. Folgen Sie dann dem Assistenten. Wählen Sie die Erstellung ohne Vorlage – „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ und <weiter>
  4. Bedingung auswählen: „die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt“
  5. wenn in der Regel vorhanden dann auf <bestimmte Wörter> klicken und die Schlüsselwörter eingeben – hier in diesem Beispiel die eigene E-Mail-Adresse eingeben –> <Weiter>
  6. Eine Aktion auswählen (hier Verschieben einer Kopie in einen Zielordner und Ordner „Meine“ auswählen)
  7. Eventuelle Ausnahmen formulieren (kann meist entfallen)
  8. Namen für die Regel eingeben

Anschließend muss die Regel getestet werden. Schicken Sie sich selbst eine Mail (das geht wirklich auch vom eigenen Konto aus). Beim Empfang wird die Mail ganz kurz im Posteingang angezeigt und dann sofort automatisch in den gewählten Ordner verschoben.

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Autor: Michael Thurow - update: 2017-04-08

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