Serienbriefe mit Openoffice Teil 2

Im 2. Teil geht es um die Lösung komplexerer Anforderungen mit Hilfe von WENN-DANN-SONST-Feldern

Im 2. Teil geht es um die Lösung komplexerer Anforderungen mit Hilfe von WENN-DANN-SONST-Feldern und co., z. B. wenn es einmal keinen Vornamen gibt oder das Feld FIRMA2 leer bleibt.

Im Teil 1 ging es um den Grundablauf zur Erstellung eines einfachen Serienbriefes mit Openoffice. In dieser Fortsetzung sollen die etwas schwierigeren Probleme behandelt werden.

 

A) Wenn-Felder nachträglich korrigieren
Wenn bei der Anlage eines Wenn-Feldes ein Fehler passiert ist oder dieses nachträglich einfach geändert werden muss gehen Sie folgt vor:

  • Mit <Strg> + <F9> in die Feldansicht umschalten, um das Feld sichtbar zu machen
  • Bedingten Text doppelt anklicken, das bekannte Eingabefenster öffnet sich und dann bearbeiten

Das ist deutlich komfortabler als in Microsoft Word gelöst.

 

B) Bedingte Leerzeichen

Dazu fügen wir in die Datenquelle erst mal 2 zusätzliche Datensätze ein. Wir beziehen uns hier auf die Datenquelle von Teil 1. Vor dem Öffnen bitte das Datenbankfenster oben mit der Schaltfläche schließen. Sonst lässt sich die Datenquelle nur schreib-geschützt öffnen.

Bei einem Vorschautest stellen wir fest, dass in der Anschrift und auch in der Zeile „sehr geehrte“ ein Leerzeichen zuviel vor dem Nachnamen ist. Dieses hätte normalerweise den Vornamen vom Namen getrennt. Dieses Leerzeichen brauchen wir jetzt nur noch unter der Bedingung, dass es einen Vornamen gibt:

  • Leerzeichen löschen
  • Cursor an die Stelle zwischen <Vorname> und <Name>
  • Ein WENN-Feld öffnen
  • Bestätigen

 

 

C) Leerzeilen entfernen, die durch leere Seriendruckfelder entstehen
Bei Kurt Pech bleibt die Zeile für die Straße frei. PLZ und Ort sollen aber hochrutschen. Deshalb:

  • Das Seriendruckfeld <Straße> markieren
  • In Menüpunkt <Einfügen><Bereich> gehen, um einen neuen Bereich für die Markierung anzulegen
  • Die Option  „Ausblenden“ aktivieren und bei „Mit Bedingung“ eintragen: Staße == ““
    Das bedeutet: wenn die Straße leer ist.

 

  • <Einfügen>
  • Daraufhin ist unten Bereich1 zu sehen, solange der Cursor auf Straße sitzt
  • Testen

 

Mit diesen im Teil 2 gezeigten Techniken sollten auch andere Anforderungen gemeistert werden können.

 

Autor: Michael Thurow - update: 2017-05-15

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