Serienbriefe mit Openoffice

Die Weiterbildung ist zu Ende. Sie sind fit im Schreiben von Serienbriefen mit Word 2010. Und nun sitzen Sie am PC, keine Spur von Word, dafür ist aber der Writer von Openoffice installiert. Was nun?

Die Weiterbildung ist zu Ende. Sie sind fit im Schreiben von Serienbriefen mit Word 2010. Und nun sitzen Sie am PC, keine Spur von Word, dafür ist aber der Writer von Openoffice installiert. Was nun?

Sie erhalten hier eine Anleitung für die Erstellung von Serienbriefen mit Openoffice Version 4. In einigen Details weicht der Ablauf von der Erstellung mit Word 2010 ab. In einem Fortsetzungsbeitrag werden wir erklären, wie mit Wenn-Funktionen auch schwierige Situationen zu meistern sind.

 

A) Zuerst wird die Datenquelle angelegt und registriert

  1. Zuerst ein neues Tabellendokument anlegen und speichern.
  2. die Datenquelle muss nun im Writer registriert werden: <Datei><Assistenten><Adressdatenquelle>
  3. Auf der ersten Seite des Assistenten die Option <andere externe Datenquelle> wählen

    <weiter>
  4. Um weitere Verbindungseinstellungen vornehmen zu können klickt man auf <Einstellungen>
  5. Nun wählt man ein Format für die Tabelle aus. Für uns ist das das Tabellendokument
  6. Im nächsten Fenster wird das erstellte Tabellendokument ausgewählt
  7. Die Verbindung kann mit der Schaltfläche unten rechts getestet werden.
    Danach auf <Fertigstellen> klicken.
  8. Die Feldzuordnung braucht im nächsten Schritt nicht durchgeführt zu werden

    <Weiter>
  9. Nun noch einen Namen für die Adressdatenquelle vergeben und dann <Fertigstellen>

 

B) Hauptdokument erstellen

 

C) Verwendung von Bedingter-Text-Feldern (WENN-Dann-Sonst-Feldern)

Um die fehlenden „r“ und „n“ zu ergänzen verwenden wir Wenn-Dann-Sonst-Felder. Das machen wir zuerst. Die Postleitzahl kommt im nächsten Kapitel dran.

  1. Stelle den Cursor hinter Herr (also dahin, wo das n soll)
  2. <Einfügen><Feldbefehl><andere…>
  3. Im Dialogfenster die Registerkarte <Funktionen> wählen und links den Bedingten Text auswählen
  4. Nun auf der rechten Seite die Bedingung formulieren. Achtung! Doppeltes Gleichheitszeichen! Man könnte auch >, <, >= oder <= verwenden, wenn das sinnvoll ist.
    Das Sonst-Feld bleibt leer, da bei Frauen nichts hinter der Anrede ergänzt werden soll.
  5. <Einfügen>. Anschließend sollte man durch eine Vorschau wie unter 2.2 in Punkt 10 erklärt nachschauen, ob es geklappt hat. Dabei kann man die alte lotto_test Datei überschreiben.
  6. Nach diesem Erfolg wiederholen wir das ganze hinter „geehrte“. Hier muss bei den Herren das „r“ ergänzt werden. Also
    • Cursor hinter geehrte
    • Wenn-Feld aufrufen
    • Bedingung: Anrede==“Herr“, Dann: r
  7. Wer will kann wieder eine Vorschau aufrufen.

 

D) Seriendruckfelder mit Zahlen und Datum formatieren

Um dieses Thema vollständig behandeln zu können fügen wir zu unserem Brief noch etwas Text hinzu:


Nun wenden wir uns zuerst der Postleitzahl zu.

 

  1. Doppelklick auf die PLZ. Ein Fenster öffnet sich.
    Wir wählen unten bei „Weitere Formate“ die Option „Benutzerdefiniert“ und wählen aus dem Aufklappfeld „weitere Formate“
  2. Nun tragen wir unten den Format-Code „00000“ ein, d. h. wir wollen die Postleitzahlen 5stellig angezeigt bekommen.
  3. Nach 2* <OK> kann der Erfolg in einer Vorschau geprüft werden.
  4. Zur Übung soll auch die Schreibweise des Datums geändert werden:
    • Doppelklick auf <Termin>
    • „Benutzerdefiniert“
    • auswählen

 

Soweit zum Grundablauf. In der Fortsetzung bewältigen wir dann ausgewählte spezielle Probleme mit Wenn-Funktionen und co.

Teil 2 ist mittlerweile auch verfügbar.

Autor: Michael Thurow - update: 2017-05-01

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